Tenha o dobro dos resultados na metade do tempo em seu escritório

Você já teve que virar noites para conseguir finalizar um projeto?

Já teve que adiar a entrega de um projeto porque não conseguiu finalizar tudo a tempo do jeito que queria?  

Ou então, foi lá, teve uma conversa inicial com o cliente, desenvolveu um estudo com toda dedicação, achando que o cliente iria amar mas, depois da apresentação, você tem que fazer inúmeras alterações que o cliente pediu?

Não se preocupe. Todos nós, profissionais de projeto e obras, já passamos por essas frustrações. Mas essa história não precisa se repetir…

Neste artigo, vou mostrar a você uma forma para você ter muito mais controle na gestão de seus projetos e tarefas, de forma a produzir muito mais em menos tempo. E o melhor, chegando a um resultado que o cliente realmente deseja, para evitar retrabalhos.

Vou te apresentar um método (na verdade não é um método, é um framework, ou seja, uma estrutura modelo) chamado Scrum, que vem com uma abordagem inovadora e diferente do tradicional. Bem aplicada, essa forma de trabalhar gera mais resultados em menos tempo, e com maior qualidade. Difícil acreditar?

Então, continue lendo, pois você vai gostar…

A maneira como as pessoas trabalham está errada!

Planejar para o combate é importante, mas o plano vira fumaça assim que o primeiro tiro é disparado.

General Dwight Eisenhower

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O modo como achamos que o trabalho precisa ser feito (porque foi assim que aprendemos) está completamente equivocado.

Geralmente nós, profissionais de Arquitetura, Engenharia ou Design de Interiores, tanto em nosso escritório como em nossa vida pessoal, temos um grau de planejamento um pouco acima da média se comparados com a população em geral. Afinal, trabalhamos em atividades que requerem um mínimo de organização para as coisas funcionarem.  

Porém, ainda assim, fazemos muita coisa de forma empírica, não conseguindo chegar ao nosso melhor potencial.

O ser humano é terrível em estimar prazos para executar atividades. Geralmente a gente faz uma lista de resoluções para o ano novo e não cumpre a maioria delas. Estipulamos metas para o mês e quando chegamos perto do dia 30 ficamos frustrados pois não conseguimos alcançar boa parte delas.

Muitas vezes não conseguimos dar conta nem mesmo da nossa lista diária de tarefas. Quantas vezes você listou coisas para fazer no dia e não fez boa parte da lista?

E com nossos serviços não é diferente. Achamos que vai ser possível acabar um um estudo X, um projeto Y, uma obra no prazo Z… mas erramos. E algumas vezes erramos feio, causando atrasos nas entregas ou tendo que passar noites sem dormir trabalhando para finalizar o prometido.

Muitas pessoas planejam as atividades no formato “cascata”. Ou seja, algo tipo um Grafico de Gantt.

No formato cascata, se planeja assim: Vou fazer tuuudo isso, depois passo para alguém fazer tuuudo isso, aí volta pra mim fazer tuuudo isso aqui e aí no fim alguém faz tuuudo isso.

O problema é que esse cenário cor-de-rosa nunca se torna realidade. Sempre surgem imprevistos, problemas, e também rompantes de inspiração em que se decide mudar algo que estava planejado.

E ter um planejamento em cascata, todo bonitinho, no final das contas só vai gerar frustração, pois aos poucos você vai vendo que os prazos não são cumpridos e os orçamentos estouram.

Depois de muitos anos passando por essas frustrações, eu li um livro que mudou minha forma de fazer as coisas… Scrum: a arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo.

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Por que o Scrum é diferente?

A catedral de Chartres levou 57 anos para ser construída. Posso apostar que, no início do projeto, os pedreiros viraram para o bispo e disseram: Vinte anos no máximo. Acho até que a gente faz em quinze.

Jeff Sutherland

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O Scrum é diferente por diversos motivos:

• Ele questiona por que tanto tempo e esforço são gastos na realização de uma tarefa, e qual a causa de sermos tão ruins em prever o tempo e o esforço que as atividades vão exigir.
• Pergunta também: quando começamos um projeto, por que não verificar a intervalos regulares se ele está indo no caminho certo e se aquilo é realmente o que as pessoas querem?
• E por que não se perguntar se é possível aprimorar a forma como você está trabalhando para obter resultados melhores e mais rápidos, e o que poderia estar impedindo você de fazer isso? O nome disso é ciclo de “inspeção e adaptação”. De tempos em tempos, pare o que está fazendo, revise o que já fez e verifique se ainda deveria continuar fazendo o mesmo e como poderia fazê-lo melhor.

O Scrum acolhe a criatividade e a incerteza, te forçando a fazer o mais importante primeiro.

Eu mesmo estou usando para minhas atividades do escritório de arquitetura, para meus empreendimentos digitais e pra minha vida pessoal.

O resultado do Scrum, quando bem aplicado, são pessoas e equipes que melhoram bastante sua produtividade e a qualidade das entregas.

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Tá, mas e aí, como funciona o Scrum?

Esse sistema de trabalho foi desenvolvido por Jeff Sutherland nos anos 1990. Inicialmente, focado em empresas com equipes de desenvolvimento de software, que atuam com projetos complexos.

Mas o autor diz que já viu o Scrum ser aplicado com sucesso na fabricação de carros, no gerenciamento de uma lavanderia, no ensino em sala de aula, na construção de foguetes, na organização de um casamento… até mesmo a esposa dele usa o Scrum para garantir que o marido vá cumprir toda a lista de afazeres domésticos no final de semana.

Olhando de fora, quem não conhece pode achar que a estrutura do Scrum é uma coisa tão simples que até parece uma coisa meio boba…

Porém, quando você coloca a mão na massa, vê que é uma ferramenta muito poderosa e que faz toda a diferença no dia a dia. Ela exige muita reflexão sobre a importância ou não de nossas tarefas e objetivos, e muita disciplina para cumprir tudo da maneira correta. 

Requisitos fundamentais para a gestão de projetos e tarefas pelo Scrum

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1- Defina o Product Owner: o responsável direto pelo projeto

No Scrum, cada projeto deve ter um responsável direto. Alguém que saiba tudo o que está acontecendo em relação às atividades referentes àquele projeto.

Na livro de Jeff Sutherland, ele denomina essa pessoa como Product Owner (Dona do Produto). 

Na Apple, eles chamam essa pessoa de DRI – Directly Responsible Individuals (Indivíduo Diretamente Responsável). Na minha empresa a gente chama de Xerife do Projeto.

Este papel é muito importante quando se trabalha em equipes. Quando você trabalha sozinho, obviamente o Xerife do Projeto será você mesmo.

Essa pessoa é quem tem a visão do que a equipe deve produzir e realizar.

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2 – Monte a equipe

Esse aspecto é para quem já tem mais gente trabalhando junto no escritório, ou está fazendo alguma parceria com outras pessoas para realizar determinado projeto.

Vamos lá… Quem serão as pessoas que realizarão o trabalho? Essa equipe precisa possuir todas as habilidades necessárias para pegar a visão do Product Owner e concretizá-la. A equipe deve ser de no máximo nove pessoas como regra geral.

3 – Torne o trabalho visível: o Quadro Scrum

Para controlar o andamento das tarefas dentro da estrutura do Scrum, é recomendado usar um quadro de controle, que pode ser chamado de Kanban, ou Quadro Scrum. Ali é onde as tarefas serão expostas de forma bem visual e de fácil compreensão.

A maneira mais comum de fazer isso é criar um quadro com três colunas: “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Post-its representam os itens que devem ser realizados, e a equipe move essas notas pelo quadro Scrum conforme os itens vão sendo completados, um a um.

Podem ser inseridas outras colunas como “em teste” ou “revisão”. Você pode personalizar o seu quadro, afinal, não é um método rígido. O que é obrigatório é seguir os critérios do Scrum.

Existem ferramentas digitais que podem te ajudar, caso você não queira usar o quadro físico. Eu uso o Meistertask.

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4 – Crie seu Backlog

Crie e ordene, de acordo com as prioridades, o Backlog do produto.

Backlog? Que raio é isso?

O Backlog nada mais é do que a coluna mais à esquerda do Quadro Scrum. Trata-se da coluna “A Fazer”.

É uma lista de tudo o que precisa ser construído ou realizado para que o projeto se torne realidade. Essa lista existe e evolui ao longo de toda a vida do projeto. Ela é o mapa do serviço.

O Backlog é a visão única e definitiva de tudo o que a equipe deve executar, em ordem de prioridade.

Só existe um Backlog do projeto. Isso significa que o Product Owner (Xerife) precisa tomar decisões de como priorizar as tarefas ao longo de todo o projeto (definir quais delas devem ser feitas antes) e deve consultar todos os envolvidos – inclusive clientes – para se certificar de que está representando tanto o que as pessoas querem quanto o que é possível de ser feito.

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5 – Refine o Backlog priorizando o que é mais importante

Você deve priorizar as tarefas que devem ser feitas antes. Essa priorização é um dos aspectos mais essenciais do Scrum, ao meu ver. Aí é que está o “pulo do gato”.

Para definir quais coisas devem ser feitas antes, o Product Owner deve analisar quais delas são as mais importantes. Quais são as tarefas que darão maior resultado, isto é, que irão agregar mais valor ao projeto logo de início? Coloque elas no topo da lista de Backlog.

Essas tarefas geralmente são as mais difíceis de serem executadas. Por isso muita gente no dia a dia acaba deixando elas para depois, e então fica fazendo as tarefinhas mais fáceis antes, enrolando e se mantendo ocupado. Não faça isso. É desperdício de tempo e aniquila a sua produtividade.

Depois que você faz algo realmente essencial, você percebe que algumas outras coisas se tornam irrelevantes e talvez nem precisem ser feitas.

6 – Estime o tamanho dos itens do Backlog

Estime qual o esforço cada tarefa vai demandar. Estime em números.

Por exemplo, você pode criar uma escala de 1 a 10 e classificar cada tarefa entre 1 e 10 de acordo com seu tamanho. Uma tarefa bem pequena valerá 1, uma tarefa média 5, uma tarefa grande valerá 10. Podendo haver tarefas com notas intermediárias como 3, 7, etc.

Quanto maior a tarefa, mais difícil estimar o tempo e esforço que ela vai demandar para ser feita.

Então pergunte-se o seguinte: cada tarefa que você listou no seu Backlog é pequena o bastante para ser estimada?

Caso você não consiga estimar o quanto de esforço uma tarefa vai demandar, quebre ela em tarefas menores.

Outra pergunta que você deve fazer é: existe uma definição de “feito” para esta tarefa? Isto é, todo mundo concorda sobre quais são os critérios que devem ser cumpridos para que a tarefa seja considerada feita?

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7 – Sprints: os ciclos de entrega e conferência

Esse é um dos principais fundamentos do Scrum. Todas as tarefas devem ser realizadas em ciclos que chamamos de Sprints.

Os Sprints sempre têm uma duração determinada, que deve ser de menos do que um mês. Hoje, a maioria das pessoas realiza sprints de uma ou duas semanas. Eu particularmente trabalho sempre em ciclos de uma semana, pois fica mais fácil de estimar e, como o senso de urgência é maior, os resultados acabam sendo mais imediatos. A lei de parkinson explica isso. 

Além disso, ciclos menores são os melhores para pessoas ansiosas como eu.

Ah, uma coisa importante: uma vez definido o tamanho do seu ciclo de Sprint, mantenha-o para todos os Sprints, para poder gerar comparações de desempenho entre um Sprint e outro.

8 – Reunião de planejamento do Sprint

Lembra que você estimou uma pontuação para cada tarefa do seu Backlog? Pois bem, agora você vai entender porque teve que fazer isso.

Nesta reunião de planejamento, que ocorre antes de cada Sprint, a equipe olha para o topo do Backlog e prevê quantas tarefas conseguirá realizar no próximo Sprint, de acordo com o tamanho da tarefa e o tempo de Sprint escolhido. Se já tiver realizado alguns ciclos, o grupo (ou você mesmo, caso não tenha equipe ainda) deve verificar o número de pontos que realizou no Sprint anterior, ao somar os pontos de todas as tarefas.

Esse número somado é conhecido como a velocidade.

Por exemplo, se você observar que consegue realizar 2 tarefas de 10 pontos e mais 4 tarefas de 5 pontos em um Sprint de uma semana, a sua velocidade é de 40 pontos por semana.

Você deve tentar aumentar essa velocidade a cada Sprint, melhorado a sua produtividade e a agilidade através da análise do que foi feito de certo ou errado nos Sprints anteriores.

Durante esse encontro de planejamento do Sprint, todos devem entrar em acordo em relação a uma meta do Sprint, o que todo mundo quer realizar nesse ciclo.

Um dos pilares do Scrum é que, uma vez que a equipe tenha se comprometido com o que acredita que pode realizar em um Sprint, esse objetivo seja selado. Ele não pode ser mudado e nada pode ser acrescentado a ele. A equipe precisa trabalhar de forma autônoma durante o sprint para completar aquilo que previu que faria.

Quando começar o Sprint planejado, as tarefas selecionadas passam para a coluna “Fazendo” do Quadro do Scrum.

9 – Reuniões diárias de feedback

Como diz o autor do sistema, as reuniões diárias são as batidas do coração do Scrum.

Todo dia, no mesmo horário, durante não mais do que quinze minutos, a equipe se reúne e cada um responde a três perguntas:

• O que você fez ontem para ajudar a equipe a concluir o sprint?
• O que você fará hoje para ajudar a equipe a concluir o sprint?
• Há algum obstáculo que esteja impedindo você ou a equipe de alcançar a meta do sprint?

Apenas isso. Nada mais. A reunião não pode durar mais do que 15 minutos.  Esse encontro ajuda a equipe inteira a saber exatamente em que ponto as coisas estão no sprint.

Todas as tarefas serão completadas a tempo? Há oportunidades para auxiliar outros integrantes do grupo a superar obstáculos?

Caso você ainda trabalhe sem equipe, não deixe de fazer estas 3 perguntas para si mesmo, de modo a ter maior clareza do andamento das atividades.

Essas reuniões são incríveis para a eliminação de impedimentos, tirando do caminho tudo o que esteja travando o processo. Por exemplo, se a Maria está fazendo um detalhamento de um sistema de iluminação, mas está travada pois depende de uma especificação de materiais que o José ficou de passar pra ela e ainda não passou, a Maria vai avisar isso na reunião diária.

Isso garante fluidez e também garante que você fique sabendo logo caso seu estagiário, por exemplo, não esteja fazendo determinada tarefa pois estava esperando você passar alguma informação que estava faltando pra ele dar continuidade.

Essas reuniões de feedback geram muita clareza do que cada um da equipe está fazendo.

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10 – Reunião de retrospectiva e revisão do Sprint

Essa reunião deve ser feita ao final do Sprint, geralmente na sexta-feira, e se divide em retrospectiva e revisão.

Retrospectiva é a parte da reunião em que a equipe mostra o que realizou durante o Sprint. Todos podem participar. Essa é uma reunião em que a equipe demonstra o que conseguiu mover até a coluna “Feito” durante o ciclo.

Depois se adentra à revisão do Sprint. Aqui, vamos tratar de como foi o processo de trabalho. Ou seja, faremos uma análise de tudo que deu certo, do que deu errado, o que pode ser melhorado (e como pode ser melhorado) e o que pode ser repetido.

A ideia é que a cada Sprint a equipe melhore o seu desempenho, para aumentar a velocidade e a qualidade das entregas. Isso é o que se pode chamar de melhoria contínua.

Só devem ser demonstradas na reunião de retrospectiva e revisão as tarefas que chegaram até a coluna “Feito”. Caso não se tenha conseguido finalizar algo, é preciso entender o que foi feito errado e corrigir para o próximo Sprint. Talvez a estimativa tenha sido mal feita, talvez vocês tenham sido pouco produtivos… Mas não deixe isso acontecer seguidamente. Foque sempre em se esforçar ao máximo para cumprir suas metas e zerar o Sprint dentro do prazo.

Após finalizar a reunião de retrospectiva e revisão do Sprint que acabou, que tal já emendar a reunião de planejamento do próximo Sprint?

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Dicas Importantes

• Nunca inclua nenhuma tarefa extra no Sprint antes de ter acabado todas as tarefas daquele Sprint. Isso exige disciplina.
• Caso acabe as tarefas antes do prazo de término do Sprint, aí sim pode inserir mais tarefas, e então você saberá que no próximo Sprint pode colocar mais tarefas do que neste, pois sua velocidade é mais alta do que você havia estimado. Aumente a velocidade estimada!

Por que eu adoro o Scrum?

Usar o Scrum evita, por exemplo, que chegue alguém e te peça para fazer algo que não estava previsto no seu Sprint. Você já sabe do seu tempo disponível e de como você planejou o Sprint… por isso, quando alguém te pedir para fazer algo, você vai ter que verificar se tem como encaixar no Sprint.

Assim você evita aquelas situações que acontecem quando alguém vem te pedir para fazer alguma coisa que não estava no seus planos e você fala:

“Ah, beleza, semana que vem eu faço isso…” ou “Amanhã eu vejo isso pra você…”

E aí chega o dia prometido, a pessoa te cobra aquilo que você prometeu e você: “Eita, não consegui ver disso ainda, me dá mais uns dias…”

E isso vai se arrastando, até que um dia vai acontecer uma destas três coisas: ou você tem que deixar de fazer algo importante para você para fazer aquilo que alguém te pediu, ou você não vai fazer aquilo que prometeu que faria, ou você vai ter que trabalhar fora do seu horário padrão para dar conta das demandas extra.

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Ninjas do tempo

Uma das coisa bacana do Scrum é que ele nos deixa treinados em estimar o tempo das tarefas, pois praticamos isso toda a semana de forma estruturada. Ficamos com uma precisão muito maior na hora saber o que vamos conseguir ou não fazer em determinado período de tempo.

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Jedis da priorização

E além disso eu acho incrível que o Scrum exercita nossa capacidade de priorização das coisas. A gente até pode encher nosso Backlog de coisas, que é o que costumamos fazer, mas como temos que priorizar o que será feito antes, e pontuar os prazos e velocidade de execução, tudo fica mais claro e você começa a entender o que realmente é mais importante e faz a diferença para o seu negócio e para a sua vida. Passamos a fazer o mais importante primeiro.

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O mundo dá voltas

A questão da entrega em ciclos também é ótima. O ser humano está acostumado com ciclos. Tudo é cíclico. Os anos, as estações, os meses, as semanas, os dias, as horas, nossa respiração, as batidas do nosso coração… Tudo é cíclico. Então, nada melhor do que organizar nossas atividades em ciclos de entrega e verificação. Isso também serve para aguçar nosso senso de urgência e melhora progressivamente nossa capacidade de estimar tempo e esforço para executar diversas atividades, como eu já disse antes.

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Ah, e o Scrum não serve só para o seu trabalho. É possível usar para qualquer coisa que exija certo grau de planejamento de execução.

Por fim, quero te dizer que tem muito material sobre Scrum na internet, basta dar uma googlada. Talvez você encontre coisas um pouquinho diferentes do que eu coloquei aqui, pois eu estou escrevendo este artigo focando o uso na nossa área de projeto e obras… por isso fiz algumas adaptações para o nosso mundo e eliminei algumas coisas que não fazem tanto sentido pra gente.

Espero que você aplique o Scrum o quanto antes e comece a fazer o dobro do trabalho na metade do tempo!

Se quiser ir mais a fundo, compre o livro.

Além do Meistertask, existem diversos outros softwares que podem ser usados, como o Trello.

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Abraço e até a próxima!

Paulo Mezzomo

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