O tempo é nosso bem mais precioso. Sim, a frase é manjada, mas você já parou realmente para pensar sobre isso? Nas horas que passam e jamais voltarão…
Refletir sobre esse assunto de vez em quando é uma boa forma de provocarmos uma sensação de urgência em fazer o que realmente queremos, ir em busca de nossos sonhos e nos sentirmos mais realizados com a vida que estamos levando.
O trabalho do Arquiteto, principalmente nos momentos de criação, exige muito de nossa mente. Temos que estar concentrados para a coisa fluir. E você sabe que não é nada fácil com todas as distrações que estão por aí ao alcance de nossos dedos…
Para não perdermos tempo ou ficarmos travados em um mesmo projeto durante horas a fio, é necessário que tenhamos muita disciplina para cumprir o planejamento, e muito foco para executar as tarefas.
Listamos algumas dicas de produtividade já testadas e aprovadas exaustivamente – inclusive com referências científicas – e que vão ajudar você a ser uma pessoa mais produtiva. Mas não adianta apenas “dar uma lida”. Coloque em prática desde já, alcance suas metas e tenha mais tempo livre para fazer o que gosta e aproveitar essa vida, que é a única que você tem! Aproveite!
1 – Em primeiro lugar, a base de tudo: seu corpo e sua mente. Para atingir a mais alta performance, eles precisam estar saudáveis. É tão óbvio que muitas vezes esquecemos disso.
É indispensável dormir pelo menos 07 horas por noite para estar completamente descansado no dia seguinte. Uma boa dica é colocar um alarme no celular para lembrá-lo da hora de ir dormir, e não ter aquele susto ao olhar para o relógio quando decidir ir pra cama.
Além disso, é essencial hidratar-se com muita água durante o dia e praticar exercícios físicos com regularidade.
2 – Encontre sua Motivação
“Quando se navega sem destino, nenhum vento é favorável.” Sêneca
Para ter mais disposição e energia no dia-a-dia, é preciso que se tenha clareza dos seus objetivos maiores. Eles serão seus grandes motivadores, e aumentar sua produtividade é um meio de chegar mais rápido até eles. Tenha um verdadeiro propósito de vida.
Defina objetivos bem específicos para longo (2-5 anos), médio (6 meses a 1 ano) e curto prazo (1 mês ou menos). Depois, defina metas semanais que o levem a alcançar seus objetivos mensais, sendo que os objetivos mensais devem levar à realização dos semestrais e assim por diante.
Agora, escreva de forma bem específica o que você faria com 10 horas a mais de tempo livre por semana. Por exemplo: vai praticar algum esporte ou se entreter com um hobby, vai curtir com a família, vai estudar, vai sair com amigos… Enfim, por que você precisa ser mais produtivo?
Anote também qual é a sua definição de sucesso. Onde você quer chegar? Seja ousado, desafie-se, saia da sua zona de conforto.
Além disso, como nada vem de graça nesta vida, escreva o que você está disposto a fazer para chegar lá.
Por exemplo: assistir menos TV, gastar menos tempo no Facebook, aprender a usar aplicativos que ajudem a aumentar sua performance, dedicar “n” horas por dia para estudar, etc. O que você sacrificaria para alcançar o sucesso?
E por fim, escreva tudo o que você vai PERDER se continuar procrastinando e sendo improdutivo.
Por exemplo: não vou comprar meu novo apartamento na praia ano que vem, vou continuar ficando pouco tempo com minha família, não vou viajar para as Maldivas e curtir loucamente como sempre sonhei, etc.
Obs.: Não adianta apenas pensar nas respostas. ESCREVA! Escreva à mão, em um caderno. O pensamento é caótico. Segundo pesquisas científicas, quando escrevemos, precisamos organizar as ideias e estruturá-las, tendo assim maior clareza das coisas.
Quando estiver desmotivado, volte a essas anotações. Lembre-se do seu propósito maior e das coisas que jamais irá alcançar se não se esforçar… Exercite sua auto-motivação!
Depois dessas dicas mais “profundas”, vamos a dicas mais práticas para o cotidiano:
3 – Tenha claros quais são os seus objetivos principais do dia. Faça uma lista no dia anterior com 01 a 03 objetivos prioritários no máximo (alguns autores, como Tim Ferriss, recomendam no máximo 02, para não dissipar o foco).
Dentro destes objetivos do dia, liste nó máximo 03 tarefas essenciais para a resolução de cada um deles e que você tem que obrigatoriamente fazer neste dia. Foque-se em realizar todas essas tarefas, uma de cada vez, e vá riscando uma a uma.
4 – Ao início do dia, resista à tentação de ir direto à sua caixa de e-mails. Como diz o guru americano Brendon Burchard, a sua caixa de e-mails é um conveniente sistema de organização para a agenda dos OUTROS. Faça PRIMEIRO o que é importante para VOCÊ. Só abra sua caixa de e-mail se você depende de algum material a receber para dar continuidade a uma tarefa. Mas não caia na tentação de abrir outros e-mails. Espere mais um pouco!
5 – Comece atacando o mais difícil. Faça a coisa mais importante do dia – o objetivo prioritário – na primeira parte da manhã, sem distrações, quando você ainda está com o corpo e a mente frescos. Depois disso você pode passar para as tarefas mais rotineiras e que não lhe exigem tanto esforço.
6 – Então, já tendo feito o prioritário, quando for à sua caixa de e-mails, não verifique-os, processe-os. Os que não forem importantes para você atingir suas metas, descarte. Em relação aos que forem importantes, faça o necessário para resolvê-los e parta para o próximo.
Dedique um tempo pré-determinado do dia para processar seus e-mails. Por exemplo, das 11h às 11:30h e das 16h às 16:30h. Ajuste o tempo necessário de acordo com a sua necessidade, e seja fiel a estes horários. Tenha disciplina.
7 – É crucial definir prazos de entrega para qualquer tarefa. Procure estipular prazos curtos. Segundo a Lei de Parkinson, quando o cronograma está frouxo, você tende a procrastinar e matar tempo em distrações e tarefas inúteis.
Lembre-se daquela sexta-feira, antes de uma viagem de férias, em que você consegue realizar muito mais coisas do que em um dia normal, pois precisa colocar as coisas em ordem antes de viajar. Isso acontece pois nesses momentos você faz apenas o que é realmente importante para pôr as coisas em dia.
Por isso costuma-se dizer que quanto menos coisas você tem para fazer, com mais preguiça você fica.
8 – Seguindo a mesma linha de pensamento do item anterior, não trabalhe mais horas por dia para produzir mais. Ao contrário, tente trabalhar menos horas por dia. Isso força você a se concentrar nas tarefas mais importantes. De acordo com pesquisas, trabalhar mais de 40 horas por semana é improdutivo.
9 – Concentre-se em apenas uma tarefa por vez e execute-a com todo o seu foco e capacidade. Jogue cada jogo como se fosse a final do campeonato.
Segundo uma pesquisa do Bureau Nacional de Pesquisas Econômicas dos Estados Unidos, seu cérebro não consegue se concentrar em duas distrações cognitivas de uma vez. Portanto, não tente ser multitarefa.
Lembre-se do pato, que faz um pouco de tudo: voa, caminha e nada… tudo mal feito.
10 – Seguindo os princípios da Técnica Pomodoro, desenvolvida por Francesco Cirillo, a cada bloco de 25 minutos focado em uma tarefa, dê pequenos intervalos de 3 a 5 minutos, para alongar-se e refrescar a mente. A cada 04 “pomodoros”, faça uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.
Se você não tiver um lindo cronômetro em forma de tomate para fazer a contagem do tempo, utilize o timer do celular ou um aplicativo como este para iPhone ou este para Android.
11 – Evite ser perfeccionista a ponto de travar em detalhes que ao final não farão tanta diferença. O conjunto da obra é que definirá sua reputação.
12 – Crie modelos-padrão de coisas que você usa com frequência, como e-mails, padrões de desenho de CAD e BIM, documentos, formulários, etc. Isso economizará tempo e ainda reduzirá as possibilidades de erros. Reutilize!
13 – Não perca tempo com tarefas inúteis. Manter-se ocupado com coisas fáceis de fazer, mas que não te levam a alcançar seus objetivos, não deixa de ser uma forma de preguiça.
Não esqueça da Lei de Pareto, o famoso princípio 80/20. Oitenta por cento dos seus resultados vêm de apenas vinte por cento do seu esforço. Mantenha o foco em fazer as coisas que mais produzam resultado. Meça sua produtividade por resultados alcançados e não por quantidade de horas trabalhadas.
14 – Diante de desafios “casca grossa”, mantenha a tranquilidade. Nosso trabalho como profissionais criativos exige imersão e serenidade. Sofrer demais e ficar reclamando não vai ajudar a resolver os problemas. Mantenha a calma, avalie a dimensão real do problema e de suas potenciais conseqüências, e então seja criativo e flexível para tomar a melhor decisão. Geralmente, nessas horas é que surgem as ideias mais inovadoras.
15 – Use seus dotes arquitetísticos e faça o máximo possível para tornar seu ambiente de trabalho agradável e acolhedor. Para completar, ouça músicas que você gosta enquanto trabalha. Isso também ajuda a manter a alta performance, conforme estudo de Teresa Lesiuk, professora de terapia musical da Universidade de Miami.
Espero que tenha gostado do post de hoje.
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Imagens: Creative Commons
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